Software de Gestão Documental

S

Sniper2

Power Member
Boas,
estavamos a analisar as coisas na empresa (embora sendo "pequena" já tem demasiada papelada (entre facturas, correspondencia, fax, contratos...)), e chegamos à conclusão que precisamos de uma reorganização geral e acho que o ideal seria um software de gestão documental, corrijam-me se estiver enganado.

Estive a analisar na internet e encontrei neste site (software livre na AP), 3 programas livres sobre gestão documental, mas como nunca vi nem trabalhei com nenhum software deste género, gostava de ouvir algum feedback relativamente a estes programas, ou se conhecerem mais algum.

Para os mais preguiçosos que não querem clicar no link :007:, os programas que estão no site são:
KnowledgeTree
OpenDocMan
DSpace

Digam de Vossa justiça e desde já obrigado pelas respostas.

Cumps
Sniper2
 
Não posso falar dos últimos 2, mas conheço o Knowledge Tree (implementei-o uma empresa com ~1500 funcionários), mas foi no entanto modificado para melhor se ajustar aos requisitos pedidos.

Não tenho base de comparação, como a escolha foi "forçada" (utilizamos a versão open source, mais limitada (ou com menos funcionalidades) mas mais barata :p) não me dei a trabalho de procurar alternativas.

Adiante, não há nada melhor do que instalares as 3 numa máquina e veres por ti se se adequam ao que pretendes.


ps: erm, o Knowledge Tree está mais virado para o workflow/gestão de documentos do que para um simples repositório de documentação... fiquei um bocado confuso quanto ao que pretendes...
 
Eu estava com a ideia de "scannar" os documentos no escritório tornando-os acessíveis informaticamente de forma a que não se tenha de os ir buscar aos sítios onde estão guardados.

Vi numa empresa, um programa do tipo gestão documental, mas quando os ficheiros eram seleccionados abria directamente o programa correspondente para aceder ao conteudo do ficheiro (nos casos que presenciei, eram pdf's, mas havia lá mais tipos).

As demos que vi destes programas para aceder aos ficheiros é necessário primeiro descarregar o ficheiro para depois abri-lo localmente.

Será que estou a pensar demasiado "à frente"? Será que estou a pensar numa coisa e afinal é outra? É que no meu caso o escritório é pequeno, somos 4/5 pessoas, nada como o teu caso de aprox 1500 utilizadores.
 
Hmmm, estou-me a lembrar de um programa que faz isso que queres, abre praticamente todos os formatos e permitia ainda a sua edição (nalguns apenas de forma básica).

A vantagem é óbvia, o $ poupado em dezenas de licenças para um Autocad, etc.

Já o armazenamento não me recordo como era feito... mas um colega que trabalhou comigo é capaz de se lembrar, disso e do nome desta aplicação :-D

Amanhã tento entrar em contacto com ele.

De qualquer maneira, tirando esta funcionalidade o Knowledge Tree (na versão Open Source) é capaz de servir bem para o que queres. Para além do simples armazenamento de ficheiros podes definir permissões de leitura/escrita/modificação (utiliza um sistema de checkout), o workflow que cada tipo de documento terá de seguir, metadata, enfim.
 
Sniper2 disse:
Vi numa empresa, um programa do tipo gestão documental, mas quando os ficheiros eram seleccionados abria directamente o programa correspondente para aceder ao conteudo do ficheiro (nos casos que presenciei, eram pdf's, mas havia lá mais tipos).
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Onde eu trabalho temos precisamente isso, escrito por mim e com alguns bugs que ainda não tive tempo de corrigir... :P

Basicamente a organização dos ficheiros deriva da organização do proprio servidor de ficheiros com agradecimentos ao NTFS.

A aplicação apenas gere uma base de dados que serve de "logic glue" para a coisa. O abrir os ficheiros com a app respectiva é uma benesse do Windows graças ao ShellExecute().

A ideia de usar PHP/SQL foi "namorada" mas rápidamente abandonada pq era "workflow disruptive". Download, edit, upload não era um workflow eficiente.
 
alguem me consegue explicar mais ou menos as vantagens/desvantagens de cada programa? é que eu ando também a procura de uma solução para gestão documental mas como n sou informatico ando as voltas na instalação. PDF's ou qualquer coisa do genero também podem ajudar que eu n encontrei muita informação na net (fora o KnowledgeTree)
 
Sniper2 disse:
Boas,
estavamos a analisar as coisas na empresa (embora sendo "pequena" já tem demasiada papelada (entre facturas, correspondencia, fax, contratos...)), e chegamos à conclusão que precisamos de uma reorganização geral e acho que o ideal seria um software de gestão documental, corrijam-me se estiver enganado.

Estive a analisar na internet e encontrei neste site (software livre na AP), 3 programas livres sobre gestão documental, mas como nunca vi nem trabalhei com nenhum software deste género, gostava de ouvir algum feedback relativamente a estes programas, ou se conhecerem mais algum.

Para os mais preguiçosos que não querem clicar no link :007:, os programas que estão no site são:
KnowledgeTree
OpenDocMan
DSpace

Digam de Vossa justiça e desde já obrigado pelas respostas.

Cumps
Sniper2
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O melhor software de gestão documental que conheço e ao qual já tive o prazer de utilizar é o MediaDoc.

Podes vê-lo neste site: http://www.cimsoft.pt/MediaDoc/MediaDoc-Produtos.htm
 
Última edição:
Procura no google, IportalDoc.
Não é gratuito, mas é muito poderoso.
Workflows automatizados, permissões de users por documentos e pastas, e tudo o que possas imaginar.
 
Penso que o que mais "custa" na implementação de gestão documental não seja o software em si, mas sim a parte organizacional da coisa...



Epá, já agora também aproveito e faço "publicidade":

eDocLink
 
Última edição:
Boas, agradeço desde já os vários feedback acerca dos programas.

Estive a dar uma olhada nos vários sites, e parece-me que aparte da descrição dos programas, estes não contêm nenhum demo de visualização ou para experimentação.

Que funcionalidades é que têm a dizer dos vários programas, e quais os prós e contras que vocês acham dos programas?

Já agora sabem aproximadamente quais os valores dos programas, para eu ter uma ideia de quanto(€) estamos a falar?

Obrigado desde já.

Cumps
Sniper2
 
quem já trabalhou com este software que se acuse, a nível dos opensource o Knowledgetree é o que me parece mais interessante e completo
 
Se fôr mesmo demasiada papelada tens empresas que te tratam da custódia, digitalização e disponibilização online da informação. Pode compensar a nível monetário.
Neste ramo a líder nacional é a EAD que pertence aos CTT.
 
Desculpem reanimar o tópico mas ando à procura de software de gestão documental. Basicamente algo que armazene com base em critérios definidos, tenha permissões de acesso e que permita aceder ao ficheiro desde a usa origem (sem eventuais modificações), mantendo um registo de quem modifica o ficheiro.

A nível internacional e free presumo que seja o knowledge tree, certo? Ou haverá outro que seja fácil de manusear e implementar? De opções pagas o que sugerem?

A nível nacional tinha a mesma questão. Já vi que muitos vendem o seu peixe, mas gostaria de ter acesso a uma versão demo ou trial de qualquer software.

Obrigado :)
 
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